Tenue des dossiers du propriétaire : reçus de loyer, registre des loyers et durée de conservation
De bons dossiers vous protègent au moment de produire vos impôts, devant la Commission de la location immobilière (CLI) et dans tout différend avec un locataire. Ce guide indique quoi conserver, comment l'organiser et pendant combien de temps.
Information générale, pas un avis juridique ou fiscal. L'Agence du revenu du Canada (ARC) et la Commission de la location immobilière (CLI) font autorité. Pour les questions fiscales, consultez un comptable.
Points clés
- Tenez un registre des loyers : chaque paiement reçu, sa date et son montant, pour chaque logement.
- Conservez une copie du bail, de chaque avis donné ou reçu, et la preuve de remise de chacun.
- Conservez chaque reçu de dépense liée à la location, avec la date, le montant et l'objet.
- Tenez un registre des réparations indiquant la date de chaque signalement et de chaque réparation.
- Conservez les photos d'entrée et de sortie, les rapports d'inspection et les dossiers du dépôt.
- Conservez les dossiers pendant au moins 6 ans après l'année d'imposition concernée.
Les dossiers à conserver
| Dossier | Ce qu'il doit montrer | Pourquoi il compte |
|---|---|---|
| Registre des loyers | Date, montant et mode de chaque paiement; arriérés et frais | Déclaration d'impôt; preuve dans un dossier N4 ou L1 |
| Reçus de loyer | Nom du locataire, logement, période, montant, date et votre signature | Preuve de paiement; paiements en argent comptant |
| Bail et modifications | Copies signées de l'original et des changements | Base de toute demande devant la CLI |
| Avis | Copie de chaque avis, avec preuve de remise | Un avis N4, N12 ou une demande L2 n'est valable que si elle a été bien signifiée |
| Dossiers du dépôt | Montant, date du paiement, intérêts dus, retenues et reçus | Le dépôt doit être remboursé ou justifié à temps |
| Reçus de dépenses | Date, fournisseur, montant, TPS/TVH et logement concerné | Déductions à votre déclaration de revenus |
| Registre des réparations | Date du signalement, problème, travaux faits, coût | Démontre que vous avez réagi aux demandes |
| Photos d'entrée et de sortie | Photos ou vidéos datées de chaque pièce, et liste signée | La meilleure preuve pour les réclamations de dommages |
| Communications | Courriels, textos et lettres avec les locataires | Montre ce qui a été convenu et quand |
Comment les organiser
- Un dossier par immeuble, avec des sous-dossiers pour les baux, les avis, les dépenses, les réparations et les locataires.
- Numérisez les documents papier dès leur réception, avec un nom de fichier qui indique la date.
- Conservez une copie de sauvegarde ailleurs, par exemple sur un disque infonuagique ou un disque externe.
- Inscrivez chaque paiement le jour même, et notez les paiements partiels ou les chèques refusés.
- Protégez les renseignements personnels du locataire. Conservez les dossiers en sécurité et ne partagez que le nécessaire.
Pendant combien de temps
| Situation | Conserver au moins |
|---|---|
| Dossiers fiscaux de la location | 6 ans après la fin de l'année d'imposition |
| Bail, avis et registre des loyers après la fin de la location | 6 ans; plus longtemps si un différend est ouvert |
| Dossiers du dépôt | Jusqu'au règlement complet du dépôt, puis 6 ans |
| Tout dossier lié à une demande devant la CLI ou à une cause judiciaire | Jusqu'à la fin définitive de l'affaire, puis 6 ans |
Ne jetez pas vos dossiers simplement parce que la location est terminée. Un locataire peut présenter une demande plusieurs mois, voire plusieurs années plus tard.
Reçus de loyer
Un reçu doit indiquer le nom du locataire, l'adresse du logement, le montant, la période couverte, la date du paiement, le mode de paiement et votre signature. Conservez une copie. Notre outil de reçu de loyer en crée un en quelques étapes.
Questions fréquentes
Combien de temps un propriétaire doit-il conserver ses dossiers au Canada?
L'ARC exige généralement au moins 6 ans après la fin de l'année d'imposition. Conservez-les plus longtemps si un différend ou un dossier de la CLI est encore ouvert.
Dois-je remettre un reçu de loyer en Ontario?
Le locataire peut en demander un. Un reçu écrit pour chaque paiement est une bonne pratique.
Quels dossiers sont les plus utiles devant la CLI?
Un registre des loyers daté, les copies du bail et des avis avec preuve de remise, les demandes de réparation datées, et les photos d'entrée et de sortie.
Comment consigner le dépôt de loyer?
Notez le montant, la date du paiement, les intérêts dus et chaque retenue avec les reçus. Indiquez comment un dernier mois de loyer a été appliqué.
Guides connexes
- Guide du bail type en Ontario
- Dépenses et déductions de location au Canada
- Dernier mois de loyer et dépôt
Sources
Dernière vérification : 2026-11-02.