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房东记录保存：租金收据、账本与保存年限
好的记录在报税时、在房东与租客委员会（LTB）的案件中，以及和租客发生争议时都能保护你。本文列出应该保存什么、怎样整理，以及保存多久。
一般信息，不是法律或税务建议。以加拿大税务局（CRA）和房东与租客委员会（LTB）为准。税务问题请咨询会计师。
重点
- 保存租金账本：每一笔收到的付款、日期和金额，按单位分开记录。
- 保存租约的副本、你发出或收到的每一份通知，以及每份通知的送达证明。
- 保存出租物业的每一张费用收据，写明日期、金额和用途。
- 保存维修记录，写明每个问题报告和解决的日期。
- 保存入住和搬离时的照片、检查报告和押金记录。
- 记录至少保存到相关纳税年度结束后的 6 年。
需要保存的记录
| 记录 | 应该显示什么 | 为什么重要 |
|---|---|---|
| 租金账本 | 每笔付款的日期、金额和方式；欠租和费用 | 报税；N4 或 L1 案件中的证据 |
| 租金收据 | 租客姓名、单位、所付期间、金额、日期和你的签名 | 付款证明；现金付款 |
| 租约及修改 | 原始租约和任何修改的签名副本 | 每一宗 LTB 申请的基础 |
| 通知 | 每份通知的副本，附送达证明 | N4、N12 或 L2 只有正确送达才有效 |
| 押金记录 | 金额、付款日期、应付利息、扣款及收据 | 押金必须按时退还或交代清楚 |
| 费用收据 | 日期、供应商、金额、GST/HST，以及相关的出租物业 | 报税时的扣除 |
| 维修记录 | 报修日期、问题内容、处理方法、费用 | 证明你回应了请求 |
| 入住和搬离照片 | 每个房间带日期的照片或视频，以及签名的检查表 | 损坏索赔中最好的证据 |
| 沟通记录 | 与租客的电邮、短信和信件 | 证明约定了什么、何时约定 |
怎样整理
- 每个物业一个文件夹，里面再分租约、通知、费用、维修和租客等子文件夹。
- 纸质记录尽快存成电子版，文件名写清日期。
- 在第二个地方备份，例如云盘或外置硬盘。
- 收到付款当天就记账，并注明部分付款或退票（NSF）。
- 保护租客的个人资料。妥善保管记录，只分享必要的内容。
保存多久
| 情况 | 至少保存 |
|---|---|
| 出租物业的税务记录 | 纳税年度结束后 6 年 |
| 租约、通知和租金账本（租期结束后） | 6 年；如果有争议未结，更久 |
| 押金记录 | 押金完全结清之前；之后再保存 6 年 |
| 涉及 LTB 申请或法院案件的资料 | 案件最终结束之前；之后再保存 6 年 |
租期结束了，也不要急着丢掉记录。租客可能在几个月甚至几年后才提出申请。
租金收据
收据应写明租客姓名、单位地址、金额、所付期间、付款日期、付款方式，以及你的签名。留存一份副本。我们的租金收据工具几步就能生成一张。
常见问题
加拿大房东要保存记录多久？
CRA 一般要求从纳税年度结束起至少保存 6 年。如果争议或 LTB 案件仍未结束，请保存更久。
安省房东一定要开租金收据吗？
租客可以要求开收据。每笔付款都开书面收据是好的做法。
在 LTB 里，哪些记录最有用？
带日期的租金账本、租约和通知的副本及送达证明、带日期的报修记录，以及入住和搬离时的照片。
押金要怎么记录？
记下金额、付款日期、应付利息，以及每一笔扣款和收据。如果用最后一个月租金抵押金，要注明是怎样抵扣的。
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资料来源
最后核对：2026-11-02。