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房東記錄保存：租金收據、帳本與保存年限
好的記錄在報稅時、在房東與租客委員會（LTB）的案件中，以及和租客發生爭議時都能保護你。本文列出應該保存什麼、怎樣整理，以及保存多久。
一般資訊，不是法律或稅務建議。以加拿大稅務局（CRA）和房東與租客委員會（LTB）為準。稅務問題請諮詢會計師。
重點
- 保存租金帳本：每一筆收到的付款、日期和金額，按單位分開記錄。
- 保存租約的副本、你發出或收到的每一份通知，以及每份通知的送達證明。
- 保存出租物業的每一張費用收據，寫明日期、金額和用途。
- 保存維修記錄，寫明每個問題報告和解決的日期。
- 保存入住和搬離時的照片、檢查報告和押金記錄。
- 記錄至少保存到相關納稅年度結束後的 6 年。
需要保存的記錄
| 記錄 | 應該顯示什麼 | 為什麼重要 |
|---|---|---|
| 租金帳本 | 每筆付款的日期、金額和方式；欠租和費用 | 報稅；N4 或 L1 案件中的證據 |
| 租金收據 | 租客姓名、單位、所付期間、金額、日期和你的簽名 | 付款證明；現金付款 |
| 租約及修改 | 原始租約和任何修改的簽名副本 | 每一宗 LTB 申請的基礎 |
| 通知 | 每份通知的副本，附送達證明 | N4、N12 或 L2 只有正確送達才有效 |
| 押金記錄 | 金額、付款日期、應付利息、扣款及收據 | 押金必須按時退還或交代清楚 |
| 費用收據 | 日期、供應商、金額、GST/HST，以及相關的出租物業 | 報稅時的扣除 |
| 維修記錄 | 報修日期、問題內容、處理方法、費用 | 證明你回應了請求 |
| 入住和搬離照片 | 每個房間帶日期的照片或影片，以及簽名的檢查表 | 損壞索賠中最好的證據 |
| 溝通記錄 | 與租客的電郵、短訊和信件 | 證明約定了什麼、何時約定 |
怎樣整理
- 每個物業一個資料夾，裡面再分租約、通知、費用、維修和租客等子資料夾。
- 紙本記錄盡快存成電子版，檔案名稱寫清日期。
- 在第二個地方備份，例如雲端硬碟或外置硬碟。
- 收到付款當天就記帳，並註明部分付款或退票（NSF）。
- 保護租客的個人資料。妥善保管記錄，只分享必要的內容。
保存多久
| 情況 | 至少保存 |
|---|---|
| 出租物業的稅務記錄 | 納稅年度結束後 6 年 |
| 租約、通知和租金帳本（租期結束後） | 6 年；如果有爭議未結，更久 |
| 押金記錄 | 押金完全結清之前；之後再保存 6 年 |
| 涉及 LTB 申請或法院案件的資料 | 案件最終結束之前；之後再保存 6 年 |
租期結束了，也不要急著丟掉記錄。租客可能在幾個月甚至幾年後才提出申請。
租金收據
收據應寫明租客姓名、單位地址、金額、所付期間、付款日期、付款方式，以及你的簽名。留存一份副本。我們的租金收據工具幾步就能生成一張。
常見問題
加拿大房東要保存記錄多久？
CRA 一般要求從納稅年度結束起至少保存 6 年。如果爭議或 LTB 案件仍未結束，請保存更久。
安省房東一定要開租金收據嗎？
租客可以要求開收據。每筆付款都開書面收據是好的做法。
在 LTB 裡，哪些記錄最有用？
帶日期的租金帳本、租約和通知的副本及送達證明、帶日期的報修記錄，以及入住和搬離時的照片。
押金要怎麼記錄？
記下金額、付款日期、應付利息，以及每一筆扣款和收據。如果用最後一個月租金抵押金，要註明是怎樣抵扣的。
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資料來源
最後核對：2026-11-02。